Élections au Comité exécutif de l’AFÉA

Mis à jour le 7 septembre 2017

Avis aux étudiants-es de la Faculté des arts
Élections au sein du Comité exécutif de l’AFÉA

Le manque important de personnes élues met à mal le bon fonctionnement de l’AFÉA. Même si vous n’avez que quelques heures à peine à consacrer aux affaires étudiantes, sachez que votre présence et votre soutien seront absolument appréciés.

Rôle et mandat de l’exécutif :
Le Comité exécutif veille au bon fonctionnement de l’association. Pour y parvenir, il met en oeuvre les mandats qui lui sont confiés en Assemblée générale et réalise les fonctions et les responsabilités qui lui sont dévolues par les Statuts et règlements de l’AFÉA. Entre autres, les membres de l’exécutif sont vos délégués-es au sein de nombreuses réunions et comités de l’UQAM et maintiennent des liens auprès des autres associations étudiantes et syndicats de notre université.
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Procédure d’élection :
Articles 53 et 55 des Statuts et règlements de l’AFÉA :

53. [Élection d’un-e officier-ère] Un-e membre qui a préalablement déposé sa candidature [article 55] est élu-e officier-ère s’il ou elle obtient la majorité des voix exprimées lors d’une Assemblée générale notamment convoquée à cette fin (un point de cette teneur ne peut être ajouté séance tenante) [article 93 et se référer au Code de procédures en ce qui a trait à l’adoption d’une proposition]. Si jamais il y a plus de deux (2) candidatures pour un poste donné, les deux candidatures ayant obtenu le plus grand nombre de voix lors d’un premier tour font l’objet d’un second tour. Il ne peut y avoir qu’un-e seul-e membre élu-e par poste. Un-e membre qui a déposé sa candidature doit être présent-e à l’Assemblée générale pour être admissible à une élection à titre d’officier-ère.

55. [Ouverture de postes et période de réception des candidatures] Le ou la Secrétaire général-e du Comité exécutif ou l’officier-ère en charge de cette responsabilité émet un avis ayant pour objectif de prévenir les membres de l’ouverture d’un (1) ou de plusieurs postes vacants au sein du Comité exécutif [articles 37 et 95]. L’ouverture d’un poste perdure jusqu’à ce qu’une première candidature ne soit reçue pour celui-ci; dès lors, le ou la Secrétaire général-e du Comité exécutif ou l’officier-ère en charge de cette responsabilité émet un second avis ayant pour objectif de prévenir les membres que le poste visé ne sera ouvert que pour une période additionnelle de cinq (5) jours ouvrables après quoi il ne sera plus possible de déposer sa candidature. Une fois cette période épuisée, il est possible de procéder à une élection pour ce poste [articles 53 et 54].
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La procédure de mise en candidature :
Si vous désirez occuper l’un des postes d’exécutants-es au sein du Comité exécutif de l’AFÉA, vous devez soumettre au local de l’Association (J-M880) une lettre de candidature stipulant (selon l’article 56 des Statuts et règlements) :
– Votre nom
 ;
– Votre code permanent de l’UQAM ;
– Votre programme d’étude ;
– Votre courriel
 ;
– Le poste visé par votre candidature ;
– Enfin, vous devez signer votre lettre de candidature.

À noter que seuls-es les étudiants-es membres de l’AFÉA au trimestre de l’automne 2017 sont éligibles.

Si vous avez des questions, n’hésitez pas à passer par le local (J-M880) ou à nous écrire à afea@uqam.ca!
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Description des différents postes vacants au sein du Comité exécutif :
Articles correspondants des Statuts et règlements de l’AFÉA :

39. [Coordonnateur-trice général-e] Les responsabilités du ou de la Coordonnateur-trice général-e sont notamment les suivantes :
a. Coordonner les activités des officiers-ères de l’Association en s’assurant du bon déroulement de leurs travaux ainsi que du respect des échéanciers fixés.
b. Animer les réunions de l’exécutif et du Conseil des associations de programme.
c. Coordonner les tâches de l’adjoint-e à l’exécutif.
d. Assurer le suivi des résolutions adoptées en Assemblée générale.
e. Ambassadeur-drice et porte-parole de l’Association.
f. De pair avec le ou la Coordonnateur-trice aux affaires externes, entretenir des liens avec les autres associations facultaires étudiantes de l’UQAM.

40. [Secrétaire général-e] Les responsabilités du ou de la Secrétaire général-e sont notamment les suivantes :
a. S’assurer de la rédaction ou de l’archivage de tout document ou pièce d’importance pour l’Association.
b. S’assurer de la rédaction ou de l’archivage des procès verbaux du Comité exécutif (dont le cahier des résolutions de l’exécutif), du Conseil des associations de programme et de l’Assemblée générale.
c. Organiser et convoquer l’Assemblée générale (*).
d. Convoquer le Comité exécutif aux réunions hebdomadaires.
e. Officialiser tous les documents de l’Association par sa signature.
f. S’assurer de l’application et du respect des Statuts et règlements de l’Association.
g. Gérer l’ensemble des plaintes de nature non académique.
h. S’acquitter des tâches du ou de la Coordonnateur-trice général-e lorsque le poste est vacant ou lorsque celui-ci ou celle-ci est dans l’impossibilité de le faire.

(*) À noter que la permanence de l’AFÉA (adjoint-e à l’exécutif) est généralement responsable des aspects logistiques de la tenue d’une assemblée: réservation des espaces et de l’audiovisuel, production et impression des documents pertinents, préparation de la liste des membres et des cartons de vote, etc.

42. [Coordonnateur-trice à la vie étudiante] Les responsabilités du ou de la Coordonnateur-trice à la vie étudiante sont notamment les suivantes :
a. Organiser et faire la promotion des activités sociales de l’Association.
b. Promouvoir et développer de nouveaux services, maintenir et améliorer les services existants.
c. L’officier-ère ressource auprès de la direction du journal Artichaut.
d. Interlocuteur-trice de l’Association auprès des groupes agréés et d’envergure de l’UQAM.
e. De pair avec le ou la Coordonnateur-trice aux affaires internes, offrir les informations et les outils nécessaires aux associations de programme pour que celles-ci puissent s’impliquer activement au sein de la vie étudiante.

43. [Coordonnateur-trice aux affaires internes] Les responsabilités du ou de la Coordonnateur-trice aux affaires internes sont notamment les suivantes :
a. Entretenir la liaison et la communication avec les associations de programme, regroupements ou comités étudiants de la Faculté des arts.
b. Organiser, convoquer et participer en tant que délégué-e de l’Association au Conseil des associations de programme.
c. De pair avec le ou la Coordonnateur-trice à la vie étudiante, offrir les informations et les outils nécessaires aux associations de programmes pour que celles-ci puissent s’impliquer activement au sein de la vie étudiante.
d. Assurer la bonne diffusion de l’information auprès des membres, notamment par l’envoi de courriel et par la mise à jour du site Internet.

44. [Coordonnateur-trice aux affaires externes] Les responsabilités du ou de la Coordonnateur-trice aux affaires externes sont notamment les suivantes :
a. Entretenir le contact avec les autres associations ou regroupements étudiants du Québec.
b. Assurer le lien entre les associations ou regroupements auxquels l’Association est affiliée ou membre.
c. De pair avec le ou la Coordonnateur-trice général-e, entretenir des liens avec les autres associations facultaires étudiantes de l’UQAM.